Legnagyobb tévhit a törvényi megfelelőség kialakításakor

Talán önben is felmerült már az a nyilvánvaló kérdés, hogy vajon ki tudja és milyen végzettséggel a törvényi megfelelést kialakítani, bevezetni?

Jó lesz a rendszergazda, vagy inkább ügyvéd kell?

Azok a cégek, akik úgy gondolják, hogy vagy az informatikusok vagy az ügyvéd majd gondoskodnak az adatok védelméről, nagyon rossz úton járnak, ugyanis

a GDPR megfeleltetési folyamatokhoz szükséges szakértelmek aránya lényegesen összetettebb mint amit egy ügyvédtől vagy egy informatikustól alapvetően elvárhatunk. Minden oldalról plusz egyéb tudást igényel ez a feladat.

Ne tévesszük szem előtt azt az egyszerű tényt sem, hogy a törvény 173 preambulumból és 99 cikkből áll. Mikor megfelelésről beszélünk, akkor a törvénynek nem egy két pontjának megfelelésről van szó, hanem az összesről!

Jó lesz a rendszergazda, vagy inkább ügyvéd kell?

A mai digitális világban mindenhol személyes adatok vesznek körbe minket, így ha egy cég vagy szervezet életében ezek védelme nem kap kiemelt szerepet, komoly veszélyek fenyegethetik nemcsak az ügyfeleiket, de magát a céget is. Éppen ezért vezették be a GDPR-t, vagyis az Egységes Európai Adatvédelmi Rendeletet, amely a nemzeti jogszabályokat felülírva egységesíti az uniós tagállamok adatkezelési szabályait.

A GDPR-rel kapcsolatban az a rossz hír, hogy soha senki nem fogja tudni kijelenteni azt, hogy márpedig a szervezet 100 százalékig felkészült és a jogszabály minden pontjának megfelel. Ez azért van, mert a személyes adatok védelme – hasonlóan az információvédelemhez – egy kockázatalapú megközelítésen nyugszik: ahogy a szervezet, úgy a fenyegető tényezők is változnak. Mindössze annyi várható el, hogy a szervezet elfogadható kockázati szinten működjön. Ahogy nincs 100 százalékos biztonság, úgy nincs 100 százalékos GDPR megfelelés sem.

Azok a cégek, akik eddig is úgy gondolták, hogy a rendszergazda megoldja az adatok és információk védelmét, nagyon rossz úton járnak. A személyes adatok védelme, hasonlóan a szervezet egyéb információs vagyonának védelméhez nem az IT feladata, bár sokan úgy gondolják – ők azzal érvelnek, hogy hozzájuk áll legközelebb. Ez csak abból a szempontból igaz, hogy az adattárolókhoz és szerverekhez az informatikusok vannak a legközelebb, hiszen ezek fizikailag a gépteremben vagy a szerverszobában vannak.

A szervereken lévő adatokat, információkat és fájlokat azonban nem az informatikusok teszik oda és használják, hanem üzleti, szervezeti folyamatokon keresztül a teljes cég. Éppen ezért van a GDPR-ben is megfogalmazva az adatkezelő és az adatfeldolgozó közötti különbség: elsősorban az adatkezelő felel az adatokért, mivel ő dönt, ő határozza meg a kezelés módját. Az informatikus vagy programozó csupán adatfeldolgozó: nem ő mondja meg, hogy egy üzleti folyamatot támogató rendszer milyen funkciókkal és adatokkal működjön. Nem az informatikusok dolga – és nem is a jogászoké – annak eldöntése, hogy egy-egy személyes adat, vagy az azt kezelő rendszer mennyire fontos a szervezetnek és hogyan kell megvédeni azokat. Sok helyen az informatikára van ez a szerep kényszerítve, ám ez problémás: az IT saját működése mellett, a saját biztonsági szakértelme és kockázatérzékenysége szintjén fogja ezt a témát kezelni. Az adatok és információk védelme a teljes szervezetet át kell, hogy járja. Mi akkor a megoldás?

Az információvédelem egy külön szakma, ami tanulható, viszont egy szervezet nem tud egy tollvonással a megfelelő információ- és személyes adat védelmi szintjére ugrani. Ez egy hosszú folyamat, amelynek komoly hatása kell, hogy legyen a szervezet egészére, sőt a cégkultúrára is. Hasonlóan a DPO, vagyis adatvédelmi tisztviselő szerepköre mellett a vállalatoknak ki kell alakítaniuk egy információvédelmi felelősi szerepkört is. Ha ezt komolyan veszik, – és muszáj lesz nekik – ez előbb utóbb egy szervezetté fogja kinőni magát. A jövőben ezt mindenkinek szem előtt kell tartania, mert adatvédelmi incidens vagy a jogszabály megszegése esetén komoly büntetés várható.

Az első, és legfontosabb, amit tudnunk kell, az, hogy mit akarunk megvédeni. Fel kell mérni, hogy milyen személyes adatokat kezel a cég, milyen folyamatokban játszanak szerepet, ki fér hozzájuk, hol és milyen formában tárolódnak – a GDPR a papír alapú adatkezelésre is vonatkozik –, végül pedig tisztában kell lenni azzal, mennyi ideig kell ezeket megőrizni.

A személyes adatok kezelése, mint fogalom a jogszabályban megtalálható. A lényeg, hogy amíg nem ismerjük a szervezetünket a személyes adatok kezelése szempontjából, addig teljesen esélytelen a siker mind a jogi résznek való megfelelés, mind a személyes adatok megvédésére tett erőfeszítések tekintetében.