• A programot Microsoft partneri programban részt vevő cég fejlesztette (Ceox Informatika Kft.), Microsoft logoval ellátott a rendszer. Víruspajzsok nem blokkolják.

• Az összes támogatott Microsoft operációs rendszer összes nagyverzióján letesztelve.

• A programjaink OV tanusítvánnyal vannak aláírva.

• Programjaink hibatűrőek, a Windows rendszer működését semmiben nem hátráltatják. egy 3 éves I3-as processzoros Windows 11-en is kb 1-2% -os teljesítményt vesz el a működtetés.

• A helyi számítógépről üzleti afdat és személyes adat nem megy ki szerverre.

• A kommunikáció katonai biztonságú csatornákon zajlik (ez a mi üzleti innovációnkat védi elsősorban, mert amúgy sem üzleti, sem személyes adatot nem dolgozzuk fel. A szereverek csak anonim számsorozatokat tartalmaznak.)

• Helyileg nem, a szerveren 90 napig tárolódnak a monitorozandó adatok. (szerveren napi mentés van 15 napos intervallumban.)

1. A PeepPanther szolgáltatás fejlesztője és üzemeltetője a Ceox Informatika Kft, amely az adatkezelés folyamatában adatfeldogozónak minősül. Kattintson ide a jogálláshoz!

2. Anonimizált, Aggregált Adatkezelés

   • A PeppPanther rendszer kizárólag olyan technikai és működési adatokat gyűjt, amelyek csak az üzleti folyamatok teljesítményének mérésére, minőségbiztosítására és szolgáltatásfejlesztésére szolgálnak.

   • Az összegyűjtött adatok anonimizáltak és aggregáltak, azaz semmilyen módon nem kapcsolhatók vissza konkrét, beazonosítható személyhez vagy vállalati titokra. Ebből következik, hogy a rendszer nem kezel olyan személyes adatot, amely a GDPR hatálya alá tartozna.

3. Jogos Érdek és Adatminimalizálás

   • A rendszer használata a munkáltató jogos érdekén alapul, melynek célja a belső folyamatok hatékonyságának növelése, a szolgáltatási szintek folyamatos ellenőrzése és optimalizálása.

   • Az adatkezelés során kizárólag az elengedhetetlen információk kerülnek rögzítésre, így megfelelünk az adatminimalizálás elvének.

4. Biztonsági Intézkedések és Technikai Védelem

   • A rendszer minden komponense modern, iparági szintű biztonsági megoldásokat alkalmaz: a szoftverek Code Signing EV tanúsítvánnyal aláírtak, a kommunikáció titkosított csatornákon (például TLS/HTTPS/MQTT over TLS) keresztül zajlik, és az adatok védelmére 256 bites szimmetrikus titkosítás (és szükség esetén 4096 bites aszimmetrikus kulcsok) kerülnek alkalmazásra.

   • A Microsoft Partneri tagságunk (Partner ID: ceoxinformatikakft1646394732748) további garanciát nyújt arra, hogy a rendszerünk megfelel a szigorú minőségi és biztonsági előírásoknak, így semmilyen kémprogram vagy jogosulatlan hozzáférés nem fordulhat elő.

5. Átláthatóság és Elszámoltathatóság

   • A rendszerünk működését részletesen dokumentáljuk, és a felhasználók, illetve a belső auditok számára egyértelműen látható, hogy a rögzített adatok nem tartalmaznak semmilyen olyan információt, amely alapján egy adott személy vagy cég azonosítható lenne.

   • Az összegyűjtött adatok alapján készített riportok objektív, technikai jellegű mutatókat tartalmaznak, amelyek nem sértik a munkavállalók vagy egyéb érintettek magánszféráját.

6. Szerződéses Garanciák

   • A PeppPanther rendszer használatával a munkáltató biztosítani tudja, hogy a rendszer által nyújtott információk objektív mércét szolgáltatnak a munkavállalók tevékenységének mérésére és az üzleti folyamatok optimalizálására, anélkül, hogy bármilyen személyes adatot vagy üzleti titkot érintenének.

   • Ez a megoldás segít a szerződéses szolgáltatási szintek teljesítésének igazolásában, továbbá biztosítja, hogy a felhasználói tevékenység ellenőrzése kizárólag az üzleti folyamatok minőségének javítását szolgálja, nem pedig a dolgozók személyes nyomon követését.

7. Sablonok biztosítása

   • Adatkezelési tájékoztató és érdekmérlegelési teszt sablont biztosítunk ügyfeleink részére.

Összefoglalva, a PeppPanther rendszer alkalmazása során az adatkezelés kizárólag anonim, összesített és technikai jellegű adatokat érint, így semmilyen személyes, se üzleti információ nem kerül rögzítésre vagy továbbításra. Ez a rendszer megfelel a GDPR előírásainak, és a munkáltatók jogos érdeke alapján működik, mindezt a legmagasabb szintű biztonsági intézkedések és a Microsoft partneri garanciák mellett.

• Belső folyamatok hatékonyságának növelése: A rendszer anonimizált teljesítményadatokra támaszkodva segít feltárni és kiküszöbölni a rejtett hatékonysági hiányosságokat, így gördülékenyebb működést biztosít.

• Szűk keresztmetszetek azonosítása és megszüntetése: A folyamatelemzés révén kirajzolódnak azok a pontok, ahol a munkavégzés elakad vagy lelassul, lehetővé téve ezen akadályok célzott felszámolását.

• Erőforrások optimális kihasználása: Az aktivitási mintázatok elemzése alapján a vezetés hatékonyabban oszthatja be az emberi és technikai erőforrásokat, elkerülve a kapacitások alul- vagy túlterhelését.

• Munkafolyamatok gördülékenységének biztosítása: A valós idejű folyamatkövetés segít megelőzni a fennakadásokat és minimalizálni az üresjáratokat, ami folyamatos, zavartalan üzletmenetet eredményez.

• Automatizáció és digitalizáció elősegítése: Az adatok rávilágítanak azokra a repetitív vagy manuális lépésekre, amelyek kiváltásával növelhető a hatékonyság és csökkenthető az emberi hibák lehetősége.

• Költséghatékonyság javítása: A folyamat-optimalizálás eredményeként csökkennek az idő- és erőforráspazarlások, ami mérsékli az üzleti működés költségeit anélkül, hogy sérülnének a szolgáltatási színvonalak.

• Versenyképesség fokozása: Az átlátható és hatékony folyamatok révén a szervezet gyorsabban és rugalmasabban reagálhat a piaci kihívásokra, ami erősíti a versenypozícióját.

• Adatvezérelt folyamatfejlesztés: A döntéshozók objektív, adatalapú visszajelzést kapnak a működésről, így megalapozottan tervezhetik a fejlesztéseket és újíthatják meg a munkafolyamatokat.

• Szolgáltatási minőség folyamatos felügyelete: A rendszer lehetővé teszi a teljesítménymutatók nyomon követését, így az esetleges minőségbeli ingadozások korán felismerhetők és korrigálhatók, mielőtt az ügyfelek elégedettségét befolyásolnák.

• Ügyfélkiszolgálás gyorsaságának és pontosságának javítása: Az aktivitási adatok elemzése rávilágít a folyamatok olyan pontjaira, ahol gyorsítani vagy pontosítani lehet a kiszolgálást, így az ügyfelek hamarabb juthatnak magas színvonalú szolgáltatáshoz.

• Konzisztens ügyfélélmény biztosítása: Az egységes munkafolyamat-követés segít fenntartani a szolgáltatások egyenletes minőségét minden részlegen vagy telephelyen, így a páciensek vagy ügyfelek bárhol ugyanazt a professzionális élményt kapják.

• Hibák és eltérések korai felismerése: A rendszer figyeli a normál folyamatoktól való eltéréseket, így időben jelzi, ha valahol probléma merül fel – ezzel lehetővé teszi, hogy az apró hibák ne nőjenek komoly minőségi gondokká.

• Ügyfélelégedettség növelése proaktív intézkedésekkel: Az anonimen gyűjtött adatok segítenek proaktívan javítani a szolgáltatásokat (még mielőtt panaszból értesülnénk a problémáról), ami hosszú távon növeli az ügyfelek bizalmát és lojalitását.

• SLA-k és vállalt szolgáltatási szintek betartása: A rendszer jelzi, ha egy folyamat kezd lemaradni a vállalt határidőkhöz vagy minőségi szintekhez képest, így a cég időben beavatkozhat a szerződéses kötelezettségek teljesítése érdekében.

• Innováció és fejlesztés támogatása: A minőséggel kapcsolatos trendek azonosításával a szervezet új ötleteket meríthet a szolgáltatásfejlesztéshez, biztosítva, hogy a cég folyamatosan javítson és igazodjon az ügyféligényekhez.

• Magas szintű ellátás biztosítása az egészségügyben (iparági példa): Egy magánklinikán az aktivitásfigyelés segít az orvosok és ápolók munkájának összehangolásában, minimalizálva a várakozási időket és biztosítva, hogy minden páciens időben megkapja a szükséges figyelmet és ellátást.

• Jogszabályi megfelelés igazolása: A rendszer adatai alátámasztják, hogy a cég betartja a vonatkozó törvényi előírásokat (például munkaidő-nyilvántartást vagy pénzügyi szabályozásokat), így egy esetleges hatósági ellenőrzés során bizonyítható a jogszerű működés.

• Belső szabályzatok betartásának felügyelete: Az aktivitásfigyelés révén a szervezet biztosíthatja, hogy a dolgozók a belső eljárásrendeket és protokollokat követik, ami csökkenti a mulasztásokból adódó kockázatokat.

• Auditálhatóság és jelentéstétel megkönnyítése: Az automatikusan gyűjtött folyamatadatok rendezett naplóként szolgálnak, amelyek egyszerűsítik a belső vagy külső auditok lefolytatását, mivel pontosan nyomon követhető, mikor milyen lépések történtek.

• Kockázatok és rendellenességek korai felismerése: A rendszer figyeli az átlagtól eltérő mintázatokat (például szokatlanul hosszú üresjáratokat vagy túlzott aktivitást bizonyos területeken), így időben jelzi azokat az anomáliákat, amelyek potenciális kockázatra utalhatnak.

• Adatbiztonság és hozzáférés-felügyelet: A megoldás segíthet nyomon követni, hogy a vállalati rendszerekhez és adatokhoz való hozzáférés a jogosultságoknak megfelelően történik-e, ezáltal elősegíti az érzékeny információk védelmét és a kibertámadások megelőzését.

• Visszaélések és csalások megelőzése: Az aktivitási adatok elemzésével kiszűrhetők a gyanús vagy szabálytalan viselkedésminták (például ha valaki megpróbál megkerülni egy ellenőrzési pontot), így a munkáltató időben beavatkozhat, mielőtt komolyabb visszaélés történne.

• Szerződéses kötelezettségek teljesítésének biztosítása (iparági példa): Egy könyvelőirodában a rendszer figyelemmel kíséri, hogy a pénzügyi beszámolók és jelentések elkészítése a határidők betartásával történjen; ezzel garantálható, hogy az ügyfelek felé vállalt kötelezettségek maradéktalanul teljesülnek, elkerülve az esetleges bírságokat vagy jogvitákat.

• Humánerőforrás-tervezés adatvezérelt támogatása: Az összegyűjtött teljesítmény- és kihasználtsági adatok alapján a vezetés pontosabban felmérheti, hogy hány munkatársra és milyen kompetenciákra van szükség egy adott feladathoz vagy időszakban, így elkerülhető a munkaerőhiány vagy felesleges túlóra.

• Kapacitásigények előrejelzése: A trendek és szezonális mintázatok elemzésével a szervezet előre láthatja a leterheltebb időszakokat (például negyedéves zárások egy könyvelőirodában, vagy ünnepi csúcsidőszak egy kereskedelmi cégnél), és időben megteheti a szükséges kapacitásbővítő lépéseket.

• Munkaerő-terhelés kiegyensúlyozása: A rendszer rávilágít arra, ha egyes csapatok vagy munkavállalók tartósan túlterheltek vagy alulterheltek; ennek ismeretében a vezetőség igazságosabban oszthatja el a feladatokat, megelőzve a kiégést és növelve a morált.

• Feladatok és erőforrások optimális összehangolása: Az aktivitási adatok segítenek abban, hogy a megfelelő ember a megfelelő feladaton dolgozzon a megfelelő időben, ami növeli a projektek hatékonyságát és sikerét.

• Több részleg vagy telephely koordinációja: Országos vagy nemzetközi szervezeteknél a rendszer összesíti a különböző helyszínek aktivitási mutatóit, így a felsővezetés átfogó képet kap az egész cég működéséről, és könnyebben azonosíthatja, hol van szükség beavatkozásra vagy támogatásra.

• Üzletmenet-folytonosság biztosítása: A naprakész erőforrás-információk révén egy váratlan kiesés (betegség, felmondás) esetén gyorsan átstrukturálható a munka, biztosítva, hogy a kritikus feladatok a kieső kolléga távollétében is el legyenek látva.

• Projektek nyomon követése és támogatása: A projektek során az aktivitási adatok jelzik az egyes feladatok előrehaladását és esetleges csúszását, így a projektmenedzserek időben beavatkozhatnak az ütemterv tartása érdekében.

• IT eszközök és licencek kihasználtságának mérése: A rendszer monitorozhatja a használt szoftverek és eszközök igénybevételét is, amivel kiderül, mely licencek vagy erőforrások feleslegesek vagy kihasználatlanok – ez költségoptimalizálási és beruházástervezési szempontból is értékes információ.

• Működési folyamatok átláthatóságának javítása: Az aktivitásfigyelő megoldás révén a vezetés és a tulajdonosok tiszta képet kapnak a cég napi működéséről, az egyes folyamatlépések státuszáról és teljesítményéről, ami megalapozza a bizalomteljes üzleti működést.

• Felelősségi körök tisztázása: A rendszer rögzíti, hogy egy adott feladat vagy folyamatlépés mely munkakörhöz vagy csapathoz tartozik, így bármilyen probléma esetén egyértelműbbé válik, hol szükséges közbeavatkozni vagy támogatást nyújtani – mindezt anélkül, hogy szükségtelenül kiemelnék az egyes dolgozókat.

• Elszámoltathatóság erősítése objektív adatokkal: A tevékenység naplózása biztosítja, hogy az eredmények és elmaradások tényszerűen mérhetők legyenek; ez elősegíti, hogy az értékelések és visszajelzések igazságos és adatalapú módon történjenek.

• Objektív teljesítményértékelés támogatása: A szubjektív benyomások helyett a vezetők konkrét mutatók alapján értékelhetik a folyamatokat és (aggregált szinten) a csapatok hatékonyságát, ami növeli a döntéshozatal hitelességét és a dolgozói elfogadottságot.

• Események és döntések visszakövethetősége: Az aktivitási adatok naplózása lehetővé teszi, hogy utólag is pontosan rekonstruálható legyen, mi történt egy-egy kritikus esemény során, így tanulságok vonhatók le és elkerülhetők a jövőbeni hasonló problémák.

• Ügyfél- és partnerbizalom erősítése: A transzparens működés demonstrálása – miszerint a cég ellenőrzés alatt tartja folyamatait és biztosítja a minőséget – növeli az ügyfelek és üzleti partnerek bizalmát, hiszen látják, hogy a vállalat professzionális módon, ellenőrzött keretek között végzi tevékenységét.

• Etikus vállalati kultúra támogatása: A rendszer használata jelzi, hogy a cég elkötelezett az etikus és felelős működés mellett; az átláthatóság és számonkérhetőség kultúrája pedig segít megelőzni a visszaéléseket és ösztönzi a felelős magatartást minden szinten.

• Munkavállalói jólét védelme és túlterhelés megelőzése: Az aktivitási adatok alapján a vezetőség felismerheti, ha egyes dolgozók vagy csoportok tartósan túl vannak terhelve, és időben be tud avatkozni a munkaterhelés újraosztásával vagy pihenők biztosításával – ezzel óvva a dolgozók egészségét és megelőzve a kiégést.

• Képzési és fejlesztési igények azonosítása: Ha bizonyos folyamatokban vagy eszközök használatában rendre elakadást vagy lassulást tapasztal a rendszer, az jelezheti, hogy további oktatásra vagy képzésre van szükség az adott területen. Így a munkáltató célzottan tud fejlesztési programokat indítani a kompetenciák erősítésére.

• Teljesítményvisszajelzés objektív alapokon: A munkavállalók visszajelzést kaphatnak a teljesítményükről anélkül, hogy az adatok személyes megfigyelésből származó bizalmatlanságot keltenének; az objektív, összesített mutatókra épülő visszajelzés hozzájárul a motivációhoz és a fejlődési irányok tisztázásához.

• Karrierfejlesztés és előmenetel támogatása: Az általános teljesítménytrendek és sikerek alapján a vezetők jobb rálátást nyernek arra, mely területeken bontakoznak ki erősségek; ezek figyelembevételével lehetőség nyílik a tehetségek felismerésére és a személyre szabott karrierút tervezésére, méghozzá méltányos és adatvezérelt módon.

• Rugalmas munkavégzés és home office kultúra segítése: Egy ilyen rendszer a távollévő vagy otthonról dolgozó kollégák tevékenységét is láthatóvá teszi összesített formában, ami elősegíti, hogy a rugalmas munkavégzés is ugyanolyan hatékony és koordinált legyen, mint az irodai – mindezt a bizalom légkörében, hiszen a megfigyelés nem személyeskedő, hanem folyamatfókuszú.

• Pozitív visszacsatolási rendszer kiépítése: Az anonimizált adatokból nyert összkép lehetőséget teremt a sikerek és jó gyakorlatok elismerésére is. A vezetőség kiemelheti a hatékony működés példáit, ami növeli a dolgozók megbecsülését és ösztönzi a többieket a bevált módszerek követésére.

• Adatminimalizálás és anonimizálás elve: A rendszer tervezésénél alapvető szempont, hogy csak a feltétlenül szükséges adatokat gyűjtse be, és azokat is személyazonosításra alkalmatlanná téve (anonimizálva vagy pszeudonimizálva) tárolja. Ennek köszönhetően a nyers adat nem köthető közvetlenül egyes személyekhez, ami megfelel a GDPR adatminimalizálási követelményeinek.

• Arányos és jogszerű adatkezelés biztosítása: Minden gyűjtött adat és megfigyelés szorosan kötődik a fent felsorolt legitim célokhoz, így az adatkezelés semmilyen tekintetben nem túlzó vagy céltévesztett. A rendszer használata során folyamatosan érvényesül az arányosság elve, biztosítva, hogy a munkavállalók magánszféráját ne érje szükségtelen beavatkozás.

• Magánszféra tiszteletben tartása: Az aktivitásfigyelés a folyamatokra és összesített teljesítményre fókuszál, nem pedig a munkavállalók személyes aspektusaira. A megoldás garantálja, hogy a munkatársak egyéni kommunikációja, személyes adatai vagy magánélete nincs célkeresztben; ezzel a dolgozók méltósága és személyiségi jogai maradéktalanul tiszteletben vannak tartva.

• Átlátható és etikus adatkezelési gyakorlat: A munkáltató világosan kommunikálja a rendszer alkalmazásának céljait és kereteit a munkavállalók felé, biztosítva, hogy minden érintett tudja, milyen adatok kerülnek gyűjtésre és mire használják azokat. Ez a transzparencia elengedhetetlen az etikus működéshez és a dolgozók bizalmának megnyeréséhez.

• Privacy by Design és beépített adatvédelem: A rendszer fejlesztése során eleve érvényesültek az adatvédelem szempontjai (Privacy by Design), azaz technikailag és szervezetileg is úgy lett kialakítva, hogy minimalizálja az adatvédelmi kockázatokat. Például szigorú hozzáférés-kezeléssel, titkosított adattárolással és rendszeres adatvédelmi auditokkal garantált, hogy az adatokkal való visszaélés esélye minimális.

• Munkavállalói bizalom és bevonás erősítése: Mivel a rendszer nem „kémkedésre”, hanem a közös eredmények javítására szolgál, a munkavállalók is partnerként kezelhetők a folyamatban. A nyílt kommunikáció és az anonimizált adatokkal dolgozó visszajelző rendszerek hozzájárulnak ahhoz, hogy a dolgozók ne ellenőrzésként, hanem támogatásként éljék meg a monitoringot, ami erősíti a csapaton belüli bizalmat és együttműködést.